La clínica sabe lo que ocurre en su recepción.
Cada llamada queda registrada. Cada urgencia, notificada al equipo. Cada semana, un resumen operativo llega sin que nadie lo haya pedido.
Cada llamada queda registrada. Sin que nadie tenga que anotarla.
Cuando un paciente llama a las ocho de la tarde para cancelar su cita y no hay nadie en recepción, esa llamada no desaparece. El sistema la atiende, la clasifica y el equipo la encuentra al día siguiente.
Lo que queda registrado de cada llamada.
- Día y hora exacta
- Tipo de consulta: cita nueva, cambio o cancelación, urgencia, consulta informativa
- Resultado: cita agendada, derivada al equipo, pendiente de respuesta
- Datos de contacto del paciente, si los facilitó
Sin buscar. Sin pedir. Sin revisar grabaciones.
El equipo accede al registro de la forma que ya tiene configurada. No hay ningún acceso adicional que gestionar.
El equipo sabe lo que ha pasado antes de abrir la clínica.
Cuando ocurre algo que requiere atención humana —una urgencia real, un paciente que insiste en hablar con el dentista, una llamada que el sistema no puede resolver— el equipo recibe una notificación en el momento en que ocurre.
Qué genera una alerta inmediata.
- Urgencia detectada: dolor agudo, fractura, sangrado
- Paciente que solicita hablar directamente con el dentista
- Llamada que no ha podido resolverse con el protocolo habitual
- Primer contacto de un paciente nuevo fuera de horario
A través del canal que el equipo ya tiene activo.
Las alertas llegan al canal interno del equipo. Sin instalar nada nuevo en la clínica. Sin cambiar ningún flujo interno.
Paciente: Ana G. — 6XX XXX XXX
Dolor agudo, molar superior derecho.
Refiere inicio hace 3 horas.
Ha dejado número · Pendiente del equipo
Las urgencias no se pierden. La clínica sabe qué pasó con cada una.
Una urgencia dental que llama a las once de la noche genera una pregunta concreta al día siguiente: ¿qué pasó con ese paciente? Esa respuesta está en el registro, sin que nadie tenga que buscarla.
El circuito de una urgencia fuera de horario.
- 01 Urgencia detectadaLlamada recibida fuera de horario. El sistema identifica urgencia según el protocolo de la clínica.
- 02 Alerta al equipoNotificación operativa inmediata con datos del paciente y descripción del problema.
- 03 Registro de la llamadaFecha, hora, datos del paciente, motivo y estado de resolución quedan registrados.
- 04 Seguimiento visibleLa urgencia aparece en el resumen del día siguiente. Si no se ha actuado, el estado queda pendiente hasta que se resuelva.
Sin que el paciente note que llamó fuera de horario.
La urgencia se atiende con el protocolo específico de la clínica. El paciente recibe orientación real, adaptada a su situación concreta.
Qué recibe la clínica, exactamente.
No hay que pedir informes. No hay que acceder a ningún sistema. La información llega donde ya está el equipo.
Cada llamada tiene un expediente. Aunque hayan pasado semanas.
Si un paciente llama para reclamar algo que le dijeron por teléfono, hay registro. Si el equipo necesita saber si una cita fue realmente confirmada, hay registro. Si la dirección quiere revisar cómo se gestionaron las urgencias del mes anterior, hay registro.
Qué contiene el expediente de cada llamada.
- Fecha y hora
- Identificación del paciente: nombre y número, si los facilitó
- Motivo de la llamada
- Cómo se resolvió
- Si quedó una acción pendiente para el equipo
- Estado de esa acción: resuelta o pendiente
Disponible para el equipo. Sin herramientas adicionales.
El acceso al registro no requiere ningún portal nuevo ni contraseña adicional. Llega donde ya trabaja el equipo.
La recepción informa sola. Sin que nadie genere un informe.
Cada semana, la clínica recibe un resumen de lo que ha ocurrido en la recepción telefónica. Sin pedirlo. Sin que nadie del equipo tenga que compilar datos ni acceder a ningún registro.
Qué incluye el resumen semanal.
- Volumen de llamadas gestionadas
- Citas agendadas desde la recepción
- Urgencias detectadas y estado de resolución
- Llamadas fuera de horario
- Llamadas que requirieron intervención del equipo
Para quien quiere saber, no gestionar.
El resumen no es para que la dirección trabaje sobre él. Es para confirmar, en dos minutos, que la recepción ha funcionado.
Las citas se registran donde ya las gestionas.
El sistema no requiere cambiar el programa de citas ni migrar ningún dato. El equipo sigue trabajando exactamente igual que antes de activar el servicio.
Sin instalar nada en la clínica.
La recepción se adapta al flujo de trabajo existente, no al revés. Las citas agendadas por el sistema aparecen en el calendario que el equipo ya utiliza a diario.
Compatible con los sistemas de agenda de la clínica.
Compatible con los sistemas de agenda utilizados por la clínica mediante integración personalizada. En la evaluación inicial se establece la integración con el sistema de citas correspondiente, sin necesidad de formación adicional para el equipo.
Lo que los directores de clínica preguntan sobre el seguimiento de llamadas.
¿Puedo revisar el historial de llamadas de cualquier período?
¿Hay que acceder a algún portal o programa para ver lo que ha pasado?
¿Qué ocurre si una llamada no se resuelve correctamente?
¿El registro incluye lo que dijo el paciente?
¿Las alertas de urgencia llegan aunque sea de madrugada?
¿Puede configurarse qué situaciones generan alerta inmediata?
Ver cómo quedaría configurado para tu clínica.
Analizamos el volumen y tipo de llamadas de tu recepción actual y definimos exactamente qué información recibirías desde el primer día.
Para ver situaciones concretas en las que el registro y el control operativo marcan la diferencia, consulta los casos operativos de clínicas dentales. Para entender el sistema completo, revisa la guía sobre la recepcionista virtual para clínicas dentales. Si quieres evaluar el coste mensual, consulta los planes disponibles sin permanencia.